โมเดล กพร.

การจัดการความรู้สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.)

          
         การนำยุทธศาสตร์ไปสู่การปฏิบัติ (Tool Kits : Making Strategy Work)” ที่จัดขึ้นเพื่อให้ข้าราชการสำนักงาน ก.พ.ร. มีความรู้ความเข้าใจในนวัตกรรมการเรียนรู้ด้วยชุดเครื่องมือการฝึกอบรม "หลักสูตรการนำยุทธศาสตร์ไปสู่การปฏิบัติ (Tool Kits : Making Strategy Work)" และสามารถถ่ายทอดความรู้ให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือการอบรมเรื่อง การจัดการความรู้ (Knowledge Management) ที่ในงานของตน  หรือเหตุการณ์ในปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับเรื่องการจัดการความรู้

       

             หลักการเบื้องต้นของการจัดการความรู้

             ขั้นตอนการดำเนินการในเรื่องการจัดการความรู้ ทั้งภาคทฤษฎีและการปฏิบัติจริงในองค์กรต้นแบบ

             ปัจจัยแห่งความสำเร็จและปัญหาอุปสรรค

            ก่อนอื่นจะต้องกล่าวถึงที่มาของการนำระบบการจัดการความรู้ มาประยุกต์ใช้ในส่วนราชการและจังหวัดก่อน ซึ่งมาจาก พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546 ในหมวด 3 มาตรา 11 ซึ่งกำหนดไว้เป็นหลักการว่า “ส่วนราชการต้องมีหน้าที่ในการพัฒนาความรู้ เพื่อให้มีลักษณะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ”

            ทั้งนี้ โดยมีแนวทางปฏิบัติตามคู่มือ คำอธิบาย และแนวทางปฏิบัติตาม พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546 ดังนี้

            1. สร้างระบบให้สามารถรับรู้ข่าวสารได้อย่างกว้างขวาง

            2. ประมวลผลความรู้ในด้านต่าง ๆ เพื่อประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติราชการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และเหมาะสมกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป

            3. ส่งเสริมและพัฒนาความรู้ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์ และปรับเปลี่ยนทัศนคติของข้าราชการ เพื่อให้เป็นผู้ที่มีความรู้ในวิชาการสมัยใหม่ และปฏิบัติหน้าที่ให้เกิดประสิทธิภาพและมีคุณธรรม

            4. สร้างความมีส่วนร่วมในหมู่ข้าราชการ เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน เพื่อนำมาพัฒนาใช้ในการปฏิบัติงานร่วมกันให้เกิดประสิทธิภาพ

                จากพระราชกฤษฎีกาฉบับดังกล่าว นำไปสู่ความพยายามในการสร้างระบบการจัดการความรู้ให้กับส่วนราชการต่าง ๆ โดยกำหนดเป็น ตัวชี้วัด ไว้ใน คำรับรองการปฏิบัติราชการ ใน มิติที่ 4 มิติด้านการพัฒนาองค์กร ซึ่งเป็นตัวผลักดัน (เช่นเดียวกับตัวชี้วัดในมิติที่ 3 มิติด้านประสิทธิภาพของการปฏิบัติราชการ) ให้เกิดผลสัมฤทธิ์ตามตัวชี้วัดในมิติที่ 1 มิติด้านประสิทธิผลตามแผนปฏิบัติราชการ และ มิติที่ 2 มิติด้านคุณภาพการให้บริการ ทั้งนี้ จะต้องเน้นให้ให้ส่วนราชการต่าง ๆ เห็นภาพความเชื่อมโยงของการจัดการความรู้กับตัวชี้วัดในมิติอื่น ๆ กล่าวคือ

ความรู้เป็นปัจจจัยสำคัญที่ทำให้การดำเนินการตามตัวชี้วัดในมิติอื่น ๆ ประสบความสำเร็จ หรือเกิดผลอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งความรู้เหล่านั้นก็มาจากในหน่วยงานนั่นเอง ดังนั้น จึงต้องมีการจัดการความรู้อย่างเป็นระบบ และสิ่งสำคัญคือต้องทำให้ทุกคนในองค์กรมีความไฝ่รู้ และทำให้เห็นมุมมองของการจัดการความรู้ว่าจะช่วยหน่วยงานได้อย่างไร            

             สำหรับนิยามของ “ความรู้” ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 คือ “สิ่งที่สั่งสมมาจากการศึกษาเล่าเรียน การค้นคว้า หรือประสบการณ์ รวมทั้งความสามารถเชิงปฏิบัติและทักษะ ความเข้าใจ หรือสารสนเทศที่ได้รับมาจากประสบการณ์ สิ่งที่ได้รับมาจากการได้ยิน ได้ฟัง การคิด หรือการปฏิบัติองค์วิชาในแต่ละสาขา”  ซึ่งทักษะประสบการณ์นั้น ไม่ได้มีอยู่ในตำราแต่เกิดจากการลงมือปฏิบัติ ดังนั้น ความรู้จะเกิดได้ด้วยการลงมือปฏิบัติ

            ลำดับขั้นของความรู้นั้น  จะเริ่มต้นจากการเก็บข้อมูล  (data)  แล้วนำข้อมูลมาวิเคราะห์เป็นสารสนเทศ (information)     ที่เกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์ต่องาน   จากนั้นเมื่อใดก็ตามที่มีการนำข้อมูลและสารสนเทศไปประยุกต์ใช้

งานจริง    ก็จะเกิดเป็นความรู้    (knowledge)    ขึ้น    เช่นการนำข้อมูล สารสนเทศที่มีอยู่ไปลงมือปฏิบัติทำแบบทดสอบ

ทำวิทยานิพนธ์ เป็นต้น

            ยกตัวอย่างเช่น การเก็บข้อมูลการขาด ลา มาสายของพนักงาน แล้วนำมาวิเคราะห์ถึงสาเหตุ จากนั้นก็นำสารสนเทศนี้ไปผ่านกระบวนการคิดและลงมือปฏิบัติ คือ ปรับปรุงระบบงานให้เกิดแรงจูงใจในการทำงาน ก็จะเกิดเป็นความรู้ที่สั่งสมในงานขึ้นมาในตัวบุคคลและองค์กร

            เมื่อรู้จักกับความรู้แล้ว การบรรยายในส่วนต่อไปเป็นเรื่องของ แหล่งความรู้ ซึ่งมีอยู่มากมาย ทั้งความรู้ในตัวบุคลากร ความรู้ในองค์กร และความรู้จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับหน่วยงาน โดยความรู้ส่วนใหญ่นั้น จะอยู่ในตัวบุคลากรมากที่สุด ซึ่งนับว่าเป็น ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) ในขณะที่ความรู้อีกประเภทหนึ่งคือ ความรู้ที่ชัดเจน (Explicit Knowledge) ซึ่งเป็นนามธรรม จับต้องได้

            Tacit   Knowledge   นั้นจะฝังซ่อนเร้นอยู่ในตัวคน  มีลักษณะเหมือนภูเขาน้ำแข็งที่ฝังซ่อนอยู่ใต้ทะเลซึ่งมีอยู่

3 ลักษณะ คือ

             อธิบายได้ แต่ยังไม่ถูกนำไปบันทึกให้เป็น Explicit Knowledge ซึ่งการบันทึกนั้น ไม่จำเป็นต้องเป็นแค่การเขียน หรือเป็นเอกสารแต่เพียงอย่างเดียว แต่รวมไปถึง เสียง วิดีโอ เป็นต้น

             อธิบายได้ แต่ไม่อยากอธิบาย เพื่อนำมาทำให้เป็น Explicit Knowledge ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากวัฒนธรรมองค์กร หรือพฤติกรรมส่วนบุคคล รวมถึงความพร้อมของคน ๆ นั้น ดังนั้น จะต้องมีวิธีการในการทำให้บุคคลเหล่านี้ยินดีที่จะแบ่งปันความรู้เหล่านี้ เช่น การสร้างแรงจูงใจทั้งเชิงลบและเชิงบวก

             อธิบายไม่ได้ เนื่องจากเป็นความสามารถพิเศษเฉพาะตัว เป็นพรสวรรค์หรือทักษะ ประสบการณ์ที่สั่งสมมานาน ซึ่งไม่สามารถถ่ายทอดด้วยการอธิบายได้ เช่น หมอจับชีพจรที่สามารถบอกได้ว่าป่วยเป็นโรคอะไร หรือการดมกลิ่นหรือชิมไวน์แล้วสามารถบอกได้ว่า ผลิตที่ใด ในปี ค.ศ.ใด เป็นต้น ซึ่งเป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดด้วยการอธิบายออกมาทั้งหมด    และทำให้เป็น  Explicit  Knowledge  ได้  จึงต้องมีวิธี

ีการจัดการกับความรู้แบบนี้ เช่น หาคนมาถ่ายทอดต่อ โดยการฝึกฝนด้วยกัน โดยเป็นการสร้างคนให้มี Tacit Knowledge แบบเดียวกันขึ้นมาอีก ซึ่งต้องใช้เวลาในการสั่งสม หรือการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยโดยการสร้างเครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์

            ทั้งนี้ รูปแบบของความรู้ที่ต้องการให้เกิดขึ้นในองค์กรคือ การหมุนเปลี่ยนรูปแบบไปมาระหว่าง Explicit Knowledge (EK) และ Tacit Knowledge (TK) จึงเป็นที่มาของ วงจรความรู้ (Knowledge Spiral) ที่เรียกว่า SECI Model ของ Nonoka & Takeuchi ซึ่งเป็นวงจรสร้างและแบ่งปันความรู้โดยเปลี่ยนรูปไปมาระหว่าง EK กับ TK ได้แก่

            S = Socialization คือ การแบ่งปันและสร้างความรู้จาก TK ไปสู่ TK โดยการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ตรงของผู้ที่สื่อสาระหว่างกัน เช่น การพูดคุย จับกลุ่มคุยกัน สภากาแฟ พี่สอนน้อง เป็นต้น

            E = Externalization คือ การสร้างและแบ่งปันควารู้จากการแปลง TK เป็น EK โดยเผยแพร่ออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น การนำ TK ที่อยู่ในตัวคน ออกมาเป็น EK โดยการเขียนบทความ คู่มือ ตำรา การบันทึกเสียงบทสัมภาษณ์ หรือภาพนิ่งภาพเคลื่อนไหว ฯลฯ

            C = Combination คือ การแบ่งปันและสร้างความรู้จาก EK ไปสู่ EK โดยรวบรวมความรู้ประเภท Explicit ที่เรียนรู้ มาสร้างเป็นความรู้ประเภท Explicit เรื่องใหม่ ๆ หรือต่อยอดความรู้เดิม เช่น การเขียนบทความ การทำวิทยานิพนธ์ การทำงานวิจัย เป็นต้น ทั้งนี้ การนำ EK จากหลาย ๆ แหล่งมารวมกันนั้น จะต้องมีการวิจัย ทดลอง หรือตกผลึกเป็นความรู้ของตนจนเกิดเป็น Explicit ใหม่ ๆ

            I = Internalization คือ การแบ่งปันและสร้างความรู้จาก EK ไปสู่ TK โดยมักจะเกิดจากการนำ EK ที่ได้เรียนรู้มาไปปฏิบัติจริง หรือลงมือทำ จนทำให้เกิดเป็น TK ขึ้นมาในตัวบุคลากร เช่น การศึกษาค้นคว้า ด้วยการอ่าน การฟัง การทดสอบ และลงมือปฏิบัติจริง ฯลฯ

            สำหรับคุณค่าของความรู้นั้น คือ “ความรู้” เป็นสินทรัพย์ ใช้แล้วไม่มีวันหมด ยิ่งใช้ยิ่งเพิ่ม ยิ่งใช้มากเท่าไหร่ ยิ่งมีคุณค่าเพิ่มมากขึ้น ยกตัวอย่างเช่น เวลาไปบรรยายให้ความรู้ เมื่อบรรยายจบ ความรู้ก็ยังคงอยู่กับตัวเรา ไม่หายไปไหน และบางครั้งเราอาจได้ความรู้เพิ่มขึ้น จากการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์กับผู้ฟังการบรรยาย และจากคำถามต่าง ๆ ที่เราต้องพยายามหาคำตอบมาให้กับผู้ฟังการบรรยาย

            องค์ประกอบสำคัญของวงจรในการสร้างความรู้ มีอยู่ 3 ส่วน คือ

            1. คน ซี่งเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุด เพราะเป็นทั้งแหล่งความรู้ และเป็นผู้นำความรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ ดังนั้น การจะทำ KM จะต้องเน้นให้ความสำคัญที่องค์ประกอบนี้ ต้องรู้ว่าความรู้อยู่ที่คน ๆ ไหน และคน ๆ นั้นเป็นอย่างไร เพื่อที่จะดึงความรู้จากบุคคลนั้นออกมาถ่ายทอดต่อให้ได้

            2. เทคโนโลยี ซึ่งเป็นเครื่องมือเพื่อให้คนสามารถค้นหา จัดเก็บ แลกเปลี่ยน และนำความรู้ไปใช้ได้อย่างง่าย สะดวก รวดเร็ว และมีความถูกต้อง

            3. กระบวนการความรู้ เป็นการบริหารจัดการเพื่อนำความรู้จากแห่งความรู้ไปให้ผู้ใช้ เพื่อทำให้เกิดการปรับปรุงและนวัตกรรม

            เมื่อรู้จักกับ “ความรู้” แล้ว ส่วนต่อไปเป็นการบรรยายถึงความหมายของ “การจัดการความรู้” ซึ่งมีผู้ให้นิยามไว้มากมาย รวมทั้งสำนักงาน ก.พ.ร. ด้วย ซึ่งโดยรวมแล้วหากจะมุ่งหวังสู่ผลลัพธ์สุดท้ายของการจัดการความรู้ คือ คนเกิดการพัฒนา ส่งผลให้งานพัฒนา และสุดท้ายก็จะทำให้หน่วยงานพัฒนาด้วย หากสามารถทำให้เกิดผลลัพธ์สุดท้ายได้ ก็หมายความว่าหน่วยงานนั้นสามารถจัดการความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

            ทั้งนี้ การจัดการความรู้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายการทำงานขององค์กรและบุคคลนั้น จะต้องเป็นการจัดการ “ความรู้” ที่ถูกต้อง เพื่อให้ “คน” ที่ต้องการใช้ความรู้นั้น ได้รับความรู้ที่ต้องการใช้ ใน “เวลา” ที่ต้องการ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายการทำงาน    นั่นคือ  เราต้องมีการจัดการความรู้อย่างเป็นระบบ เช่น    รู้ว่าอะไรคือความรู้ที่จำเป็น    มีการจัดการความรู้เหล่านั้น

ให้เป็นระบบ คนที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงความรู้ และนำมาแลกเปลี่ยนแบ่งปันกัน จนได้เป็นความรู้ใหม่ที่เกิดจากการเรียนรู้

            เมื่อได้จัดการความรู้อย่างเป็นระบบแล้ว จะทำให้บรรลุ เป้าหมาย ที่ต้องการ คือ “คน” สามารถคิดและทำการจัดการความรู้ที่จำเป็นต่องานของตนเองได้อย่างเป็นระบบ ซึ่งจะส่งผลต่อ “การทำงาน” ของตนเองให้บรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และในส่วนของ “องค์กร” นั้นก็จะบรรลุเป้าหมายตามวิสัยทัศน์ พันธกิจ กลยุทธ์ต่าง ๆ ขององค์กร และเป้าหมายสุดท้ายคือ คนและองค์กรเก่งขึ้น และเติบโตขึ้นอย่างยั่งยืน

            สำหรับกระบวนการในการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process) นั้น มีหลากหลายรูปแบบ ซึ่งรูปแบบหนึ่งที่สามารถนำมาใช้เป็นแนวคิดในการจัดการความรู้ จากทฤษฎีสู่การปฏิบัติได้ คือ กระบวนการจัดการความรู้ (KM Process) 7 ขั้นตอน โดยจัดทำเป็นกระบวนการที่หมุนเวียนอย่างต่อเนื่อง ซึ่งประกอบด้วย

            1. การบ่งชี้ความรู้ (Knowledge Identification) เป็นการบ่งชี้ความรู้ที่องค์กรจำเป็นต้องมี และวิเคราะห์รูปแบบและแหล่งความรู้ที่มีอยู่ โดยการตอบคำถามว่า เราต้องมีความรู้ที่จำเป็นขององค์กรเรื่องอะไร และเรามีความรู้นั้นแล้วหรือยัง

            2. การสร้างและแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation and Acquisition) จากแหล่งต่าง ๆ ที่กระจัดกระจายอยู่ทั้งภายในและภายนอก เพื่อจัดทำเนื้อหาให้ตรงกับความต้องการ โดยการหาคำตอบว่า ความรู้อยู่ที่ใคร อยู่ในรูปแบบอะไร และจะนำมาเก็บรวบรวมกันได้อย่างไร

            3. การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization) เป็นการแบ่งชนิดและประเภทของความรู้ เพื่อจัดทำระบบให้ง่ายและสะดวกต่อการค้นหาและใช้งาน โดยการตอบคำถามว่า ความรู้ที่สร้างมาจะเก็บอย่างไร และจะแบ่งประเภทหัวข้ออย่างไร

            4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement) เป็นการจัดทำรูปแบบและ “ภาษา” ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กร รวมทั้งเรียบเรียงปรับปรุงเนื้อหาให้ทันสมัย และตรงกับความต้องการ โดยหาคำตอบว่าจะทำให้เข้าใจง่ายและสมบูรณ์ได้อย่างไร

            5. การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access) คือ ความสามารถในการเข้าถึงความรู้ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ในเวลาที่ต้องการ โดยการพิจารณาว่าเราสามารถนำความรู้มาใช้งานได้ง่ายหรือไม่ หรือทำอย่างไรเพื่อจะให้เข้าถึงความรู้ได้

            6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing) โดยเฉพาะความรู้ในรูปแบบ Tacit Knowledge ที่จะต้องทำให้มีการถ่ายทอดออกมาให้ได้ โดยอาศัยเรื่องมือต่าง ๆ เช่น การจัดทำเอกสาร การจัดทำฐานความรู้ การสร้างชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice : CoP) การสร้างระบบพี่เลี้ยง (Mentoring System) การสับเปลี่ยนงาน (Job Rotation) เป็นต้น

            7. การเรียนรู้ (Learning) เป็นการนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ ซึ่งเป็นการเรียนรู้โดยมีนัยสำคัญคือ Learning by doing ว่า ความรู้ที่จำเป็นซึ่งถูกบ่งชี้หรือกำหนดไว้ในขั้นตอนที่ 1 นั้น ได้ถูกนำไปใช้ประโยชน์ในงานจริงหรือไม่ และก่อให้เกิดการแก้ปัญหาและปรับปรุงองค์กรให้ดีขึ้นได้อย่างไรบ้าง

          กระบวนการเรียนรู้ทั้ง 7 ขั้นตอนจะต้องเป็นกระบวนการ  

ที่หมุนเวียนและทำให้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องหรือ“มีชีวิต” โดยคน

ในองค์กรต้องรู้ว่าจะทำอะไร   ทำแล้วตัวเองได้ประโยชน์อะไร

ต้องมีทรัพยากรที่จำเป็น  ( เครื่องมือ   ฯลฯ )   รู้ว่าทำอย่างไร

(ฝึกอบรม  เรียนรู้)   และประเมินว่าได้ทำตามเป้าหมายหรือไม่

ทำแล้วได้ประโยชน์หรือไม่ และที่สำคัญคือ คนจะต้อง “อยาก”

ทำและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง โดยจะต้องมีแรงจูงใจให้อยากทำ      

            และเพื่อให้กระบวนการจัดการความรู้ทั้ง 7 ขั้นตอน เกิดขึ้นได้เองอย่างต่อเนื่อง และเป็นธรรมชาติ จึงจำเป็นต้องมี กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process) เพื่อช่วยส่งเสริม ผลักดัน และปรับเปลี่ยน ให้ “คน” อยาก “ทำ” รวมทั้งจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็น เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงปัจจัยแวดล้อมต่าง ๆ ในองค์กรให้เอื้อต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อย่างทั่วถึง และทำให้กระบวนการจัดการความรู้เกิดขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติ เนื่องจาก “คน” เป็นองค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญที่สุดของการจัดการความรู้

            ทั้งนี้ ในการเริ่มต้นจัดทำ KM นั้น ควรเริ่มจากการกำหนดเป้าหมาย (Desired State) คือ ภาพในอนาคตของ KM ตามขอบเขตที่กำหนดไว้ (Focus Area) และต้องสามารถวัดผลได้อย่างเป็นรูปธรรม ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการตามกระบวนการจัดการความรู้ (KM Process) และ กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process)

            ขอบเขต KM (KM Focus Areas) นั้น จะเป็นหัวเรื่องกว้าง ๆ ของความรู้ที่จำเป็นและสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร ที่จะนำมาดำเนินการจัดการความรู้ โดยจะส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ (Outcome) ขององค์กรทางด้าน Innovation Operational Customer หรือด้านอื่นๆ และจะนำมาใช้เป็นแนวทางในการกำหนดเป้าหมาย KM (Desired State) ต่อไป

            สำหรับ เป้าหมาย KM (Desired State) นั้น เป็นหัวเรื่องของความรู้ที่จำเป็นและสอดคล้องกับขอบเขต KM ที่ได้เลือกมาจัดทำ และต้องสามารถวัดได้เป็นรูปธรรม ที่มีต่อผลงาน (Output) ของบุคลากรในองค์กร หรืออาจจะมีผลต่อผลลัพธ์ (Outcome) ก็ได้ ถ้าเป้าหมาย KM และขอบเขต KM เป็นเรื่องเดียวกัน และจะนำมาเป็นแนวทางในการจัดทำแผนการจัดการความรู้ (KM Action Plan) ต่อไป

            กล่าวโดยสรุปคือ ขอบเขต KM จะดูที่ผลลัพธ์ ในขณะที่ เป้าหมาย KM จะดูที่ผลงาน

ในการกำหนดขอบเขต KM และเป้าหมาย KM นั้น สามารถกำหนดได้จากแนวทางใดแนวทางหนึ่ง ต่อไปนี้

            1. ประเด็นยุทธศาสตร์

            2. ความรู้ที่สำคัญต่อองค์กร

            3. ปัญหาที่ประสบในงาน

            อย่างไรก็ตาม ทุกแนวทางที่กำหนดขึ้นนั้น จะต้องสอดรับกับวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร และจะต้องทราบ Work process ที่เกี่ยวข้องกับขอบเขต KM และเป้าหมาย KM ที่กำหนดขึ้น เพื่อที่จะได้ทราบว่า EK และ TK อยู่ที่ใครและส่วนใดในองค์กร  รวมทั้งทราบว่าใครจะเป็นผู้ Sharing และ Learning ในแต่ละขั้นตอนของ Work process จากนั้นก็นำมาเขียนเป็นแผนการจัดการความรู้ 2 ส่วน คือ

แผน KM Process และ แผน Change Management Process

          สำหรับ ปัจจัยแห่งความสำเร็จ ของการนำแนวคิดการจัดการความรู้ไปสู่การปฏิบัติ ซึ่งองค์กรควรตระหนักใส่ใจอย่างจริงจัง เพื่อให้องค์กรสามารถกำหนดแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน และสามารถปฏิบัติได้จริงมารองรับให้สอดคล้องต่อไปนั้น ประกอบด้วย

            1. การสนับสนุนจากผู้บริหารในทุกระดับ

            2. บรรยากาศและวัฒนธรรมองค์กร

            3. การสื่อสาร

            4. เทคโนโลยีที่เข้ากับพฤติกรรมและการทำงาน

            5. การให้ความรู้เรื่องการจัดการความรู้ และการใช้เทคโนโลยี

            6. การมีแผนที่ชัดเจน

            7. การประเมินผลโดยใช้ตัวชี้วัด

            8. การสร้างแรงจูงใจ

                 ทั้งนี้ หลังจากเข้าใจแนวคิดและแนวทางในการจัดการความรู้ ที่ได้รับจากการอบหลักสูตร การจัดการความรู้ : จากทฤษฎีสู่การปฏิบัติ แล้ว สิ่งที่ผู้เข้ารับการอบรมจะต้องดำเนินการต่อไป เพื่อให้สามารถนำความรู้ไปสู่การปฏิบัติได้จริง คือ

             การสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับ หลักการและประโยชน์ของการจัดการความรู้ ให้แก่บุคลากรที่เกี่ยวข้องในระดับต่าง ๆ

             การได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารในทุกระดับ

             การจัดตั้ง ทีมงาน KM หรือ KM Team โดยผู้บริหารระดับสูงสุดจะต้องมีส่วนร่วม ในการกำหนดโครงสร้างของทีมงาน KM ได้แก่ 1) หน่วยงานเจ้าของกระบวนการตามเป้าหมาย KM (Work Process Owner) ควรประกอบด้วย ผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานนั้น และผู้รับผิดชอบกระบวนงานนั้น ๆ 2) หน่วยข้ามสายงาน (Cross Functional Unit) ที่เกี่ยวข้อง และ/หรือมีส่วนสนับสนุนต่อการดำเนินการตามเป้าหมาย KM เช่น หน่วยงาน IT ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายสื่อสาร/ประชาสัมพันธ์ ฯลฯ ควรประกอบด้วย ผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานนั้น และตัวแทนผู้รับผิดชอบของหน่วยงาน 3) หน่วยงาน/บุคคลอื่น ๆ ที่เหมาะสม และผู้บริหารระดับสูงสุดต้องการมอบหมาย นอกจากนี้ ในกรณีที่การจัดการความรู้ในองค์กร มีความจำเป็นและสามารถจะจัดสรรงบประมาณได้ เพื่อจะนำเทคโนโลยีด้าน IT มาใช้ ควรมีหน่วยงาน IT เข้าร่วมทีมงาน KM ด้วย

            ทั้งนี้ คุณสมบัติและทักษะที่สำคัญของทีมงาน KM อาทิ รักการค้นคว้าและเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ ไม่กลัวการลองสิ่งใหม่ ๆ ซึ่งบางครั้งอาจล้มเหลว มีความสามารถในการสื่อสารและนำเสนอ สามารถอธิบายเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย ไม่ย่อท้อ มีทักษะในการวิเคราะห์ สังเคราะห์ และสรุปประเด็น มีความสามารถในการประสานงานและทำงานเป็นทีม ปรับปรุงและพัฒนาอยู่ตลอดเวลา เป็นต้น